Evénementiel - Evénementielle

03. Les outils de communication

Les outils de communication

Organiser un événement est une action de communication pour l’entreprise. Pour obtenir de l’efficacité, du succès et de la profitabilité l’événement en lui-même à besoin en renfort de plusieurs outils de communication. Les combinaisons peuvent êtres très variés car les choix seront définis selon l’objet de l’événement, le public attendu, l’image et les valeurs de l’entreprise et les objectifs. Pour être clair, chaque événement nécessite des outils de communication appropriés, seule une étude en collaboration avec le client permettra de sélectionner et d’optimiser ces outils. Ci-dessous quelques exemples et leurs applications :

. Les invitations, incontournables mais aujourd’hui elles peuvent prendre différentes formes : le classique (mais très apprécié) carton d’invitation avec lequel il est possible de ‘jouer’ avec beaucoup de paramètre la nature du papier, le graphisme, la forme, le pliage, l’enveloppe, … Mais aussi le mail, le sms, le flyer, etc…  Mais la règle à respecter sera d’être toujours en cohérence avec l’événement et l’image de l’entreprise.

. Le site web spécifique à l’événement permettant de créer un lien avant, pendant et après. Ce site Web rassemblera un grand nombre d’informations relatives à l’événement : date, lieu, programme, plan d’accès, parking, hôtels, documents téléchargeables, gérer les invitations et leurs réponses… Mais aussi de pouvoir prolonger l’événement au-delà de sa date avec la mise en ligne des photos, des vidéos, des mots de remerciements, des articles de presse, etc… Avec un accès restreint aux invités ou tout public.

Un ajout au sujet des réseaux sociaux ; ils peuvent être d’excellents diffuseurs d’information mais la non maîtrise de l’e-réputation devra être étudié pour être certains d’un effet positif sur l’événement.

. Les documents ‘papier’ car  l’événement nécessitera peut être la remise ou l’envoi de documents ‘papier’. Au-delà de l’éventuelle création d’un logo spécifique, ils devront être à l’image de l’événement – faire preuve d’impact selon le cas - et devront reprendre les messages-clés et informations légales. Un contrôle minutieux devra être effectué car les documents laissent des traces, bonnes de préférence, dans le temps…

. La presse, certains événements nécessitent des relations avec les journalistes. Différentes démarches sont possibles en amont ou le jour J pour obtenir la diffusion de l’événement et de son message dans les médias. Ci-après les démarches classiques : L’envoi de l’invitation aux journalistes sélectionnés est une évidence mais parfois oublié, organiser une conférence de presse au préalable ou sur l’événement, établir et diffuser un dossier de presse – fourni, clair, professionnel et téléchargeable - avec les informations relatives à l’entreprise et à son événement,  définir un interlocuteur dédié et compétent pour répondre ou diriger les journalistes et enfin leurs réserver un accueil ‘confortable’ pour avoir toutes les chances d’obtenir de la présence média.

. Photo et vidéo, un événement est par nature éphémère, dans ces conditions il est impératif de capter les moments forts pour les utiliser à la communication de l’entreprise mais aussi pour conserver son histoire. Trop souvent ce poste est considéré comme un ‘coût’ supplémentaire et regretté le jour J… Alors que ce sont les photographes et caméramans qui constitueront – si parfaitement briefer - la banque de souvenirs de l’entreprise.

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