Solutions événementielles

→ Organisation d'un Dîner de gala

Organiser un Dîner de gala

Vous souhaitez organiser un dîner événementiel pour célébrer, fêter, marquer un épisode fort de votre entreprise de façon à fixer la date dans les souvenirs de chacun. Que ce soit d’une façon classique, décalé, hors-norme, original ou luxueux, l'agence événementielle Equation expertise et organise pour vous l’ensemble de cet événement.

Découvrez certaines de nos réalisations événementielles :

Le dîner de gala (ou le déjeuner…) - pour 10 ou 10 000 invités - est un grand classique dans l’événementiel car culturellement nous souhaitons partager, souvent, une date importante autour d’un repas. Ce moment est une opportunité pour communiquer… Il faut donc avoir une parfaite maîtrise de chaque composant de votre événement pour qu’il soit formaté en conformité avec l’objet de l’événement, vos messages et vos valeurs. Parce que vos invités, même inconsciemment, associeront ce dîner, ses mets, le cadre, les temps forts,… à votre entreprise, à votre image. Ce dîner de gala doit exploiter tous les moyens de communiquer d’une façon adéquate et de bon goût et devenir un véritable ‘écrin’ pour votre entreprise !

Ci-après nous présentons quelques règles, quelques conseils pour  organiser un dîner de gala communiquant :

• Le dîner de gala peut se transformer en déjeuner, peut être en version cocktail ou en buffet, assis ou debout, en intérieur à l’extérieur… Les combinaisons sont multiples mais la solution retenue doit être motivée par rapport aux objectifs de l’événement et à son public présent.

• Le dîner de gala c’est le lieu… une première sélection doit s‘effectuer par rapport à la capacité d’accueil et à son accessibilité pour les invités. Dans un second temps il faut retenir le lieu permettant d’ajouter un point fort à votre événement  et véhiculant lui aussi vos messages. Attention à l’histoire, officielle ou officieuse, d’un lieu, sa symbolique, son image,… votre événement sera associé à ce lieu. Parfois la solution de créer l’espace pour le dîner de gala dans l’entreprise peut être le meilleur choix : un entrepôt réaménagé, un chapiteau architecturé, etc… 

• Le dîner de gala et le traiteur, son choix est fondamental, ce choix est souvent ‘expédié’ parce que c’est le ‘meilleur’ , un ami du pdg, ou encore pour le pot de départ d’untel c’était très bien, etc… - Cette méthode est hasardeuse -  Le traiteur doit servir votre événement et ses messages par ses mets et leurs présentations, son service, son art de la table,… Ce n’est pas le meilleur, le plus prestigieux, le plus ami, le plus ??? qu’il faut sélectionner c’est le traiteur qui sera en adéquation avec le public reçu et ses attentes alimentaires… Et il faut prendre le temps d’établir ‘ce cahier des charges traiteur’ pour obtenir l’effet et le résultat souhaité. La restauration soit parfaitement configurée ‘pour faire plaisir’ et quelle soit profitable à votre événement et votre image.

• Le dîner de gala, son accueil, son confort, recevoir est un art, au delà du dîner en lui même le dispositif  doit permettre aux invités de vivre un bon moment. Il faudra donc veiller à une multitude de détails – qui peuvent devenir de véritables tracas - tels que les invitations et un contact possible, la signalétique d’orientation, le parking, les accès, le personnel d’accueil et de sécurité, le chauffage ou la climatisation, le mobilier, les sanitaires, la réception du réseau téléphone, l’alternative mauvaise météo, etc… Ce sont certes des détails mais qui peuvent être altérer la qualité du dîner de gala et de ses messages…

• Le dîner de gala et les temps forts, un événement se doit d’être vivant et communiquant. Il faut donc rythmer le déroulé du dîner de gala par des moments ‘différents’. Les possibilités sont infinies mais doivent être en adéquation avec l’objet de l’événement et permettre la transmission ou le renforcement vos messages. Ces temps forts peuvent être le discours d’une ou plusieurs personnalités (à timer pour ne pas être contre-productif…), un show scénique, des interventions ponctuelles d’artistes, des surprises gastronomiques, etc… Une réflexion en amont sera nécessaire pour trouver le bon équilibre entre le dîner en lui-même et ces temps forts.

• Le dîner de gala et sa mise en scène ? le lieu a été aménagé pour la circonstance,le traiteur est opérationnel, le staff est dans les starting-block, il faut à présent orchestrer tous les intervenants au bon tempo pour que la magie opère !!!  Si les ‘bons’ intervenants pour cet événement ont été correctement sélectionnés et briefer sur les résultats attendus, et qu’il y a un seul chef à la ‘barre’ pour piloter, vous obtiendrez en effet dans ces conditions un dîner de gala au déroulé parfaitement fluide permettant la transmission ‘claire’ de vos messages à vos invités. N’est ce pas l’objectif impératif pour un dîner de gala profitable à l’entreprise ?

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