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→ Organisation d'une Portes ouvertes

Organiser une Portes ouvertes

Vous souhaitez faire découvrir votre outil de travail, votre savoir faire, votre chaîne de production, ... avec une visite événementielle valorisante et pédagogique. L'agence événementielle Equation expertise et organise pour vous l’ensemble de cet événement

Une journée portes ouvertes est destinée plus particulièrement au grand public dans la plupart des cas voir un grand public 'sélectionné’, par intérêt, profil, statut, etc…

L’objectif pour une journée portes ouvertes est de recevoir un public soit pour présenter l’outil de travail soit pour vendre. Par conséquent il est impératif de ‘séduire’ ce public et la 1ère mission est qu’il se déplace sur votre événement. Donc voici quelques règles pour que votre journée portes ouvertes devienne un succès :

Choisir un thème pour la journée portes ouvertes : Il faut donner de la valeur ajoutée à votre événement, se déplacer ce jour-là jusqu’à l’entreprise doit apporter quelque chose de plus (lancement d’un nouveau produit, dévoiler un secret de fabrication, révéler une information cruciale,…) aux visiteurs, il faut donner le sentiment de ‘rater’ l’événement si vous êtes absent !

Pour trouver le bon thème, Il faut trouver une appellation pour que votre journée portes ouvertes attire l'attention et excite la curiosité, poussant l’invité potentiel interpellé à en apprendre davantage. Pouvoir connecter la journée portes ouvertes à une actualité, d’une façon favorable ou opposée, ou une approche formative ou bien encore pour une démonstration exceptionnelle, est un vrai plus pour augmenter le taux de venu.

Le bon thème est trouvé, il faut à présent un titre ou plutôt la promesse de cette journée portes ouvertes ( exemple : Parcourez le même circuit de recyclage de votre électroménager ? ) vous devez faire vivre, voir expérimenter, quelques choses de mémorables au public.

Un exception lorsque la marque ou le produit est très prisé, la journée portes ouvertes prend la thématique d’une avant-première et ce titrage sera suffisant pour générer un grand nombre de fans…

Une journée portes ouvertes événementielle est une vraie rencontre
 entre le public et votre entreprise. Les visiteurs veulent pouvoir y rencontrer des experts - personnel technique – pour comprendre le process de production et si possible un invité de marque – un client, un journaliste, un savant,… - qui a quelque chose d'intéressant à raconter, en rapport avec ce qu'il a vécu avec les produits ou services de l’entreprise. Cette approche, dite testimoniale, est très convaincante...

Dans la mesure du possible et selon l’activité de l’entreprise, une journée portes ouvertes doit permettre, souvent sous la forme d’un circuit, au public d’essayer, de toucher, de goûter, de voir, de sentir, d’entendre,… cette démarche bien que basique est un excellent générateur d’émotions et d’anecdotes colportés, dans un second temps, bien au delà des portes de votre entreprise…

Les conditions d’accueil du public seront à organiser; parking, signalétique, sécurité, badging, supports informatifs, produits exposés, restauration, sanitaires,… et peut être même l’espace de réception à créer selon le cas et les conditions de faisabilité. Tous ces points d’organisation devront être abordé et mis en perspectives avec le message à transmettre de la part de l’entreprise et à destination de quel public.

Pour le départ des visiteurs, offrir un cadeau est un geste toujours apprécié et augmente de façon notable le taux de mémorisation du passage du visiteur à la journée portes ouvertes. Le choix de ce cadeau devra être en conformité avec les valeurs de l’entreprise, en rapport avec le thème et le message principal de la journée.

Selon l’entreprise et le public reçu, certains outils marketing sont à utiliser particulièrement : un jeu concours pour constituer du fichier, une offre limité à la journée portes ouvertes pour déclencher des commandes, des jeux interactifs pour maintenir la présence du public sur place, etc… Cette question sera étudiée au cas par cas et selon les objectifs définis

Communiquez sur votre journée portes ouvertes événementielle est fondamental… Selon le public, différentes techniques, à mixer, sont possibles. Mais quelques impératifs minimums sont à respecter :

• Annoncer la journée portes ouvertes entre 7 et 21 jours en amont, inviter entre 2 et 6 semaines (voir plus…) au préalable les officiels, professionnels, institutions,…

• Transmettre et mettre à disposition un dossier de presse compréhensible et illustré,

• Inviter la presse et prévoir un interlocuteur compétent pour répondre aux questions,

• Inviter les personnalités locales et veiller à la cohabitation des parties politiques,

• Afficher à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise la journée portes ouvertes.

• Relancez les invités ‘VIP’ 

dans les cinq jours précédent la journée portes ouvertes

Pour clôturer ces quelques lignes, il faut retenir qu’une journée portes ouvertes est un excellent outil de communication si l’organisation en amont et du jour J ont été étudiée pour être en adéquation avec le message de l’entreprise, son image et ses valeurs.

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